Privacy · zorgvuldig omgaan met wat je deelt

Privacyverklaring

Bij Praktijk SAOR deel je soms informatie die persoonlijk is. Daarom vind ik het belangrijk dat je weet wat er met jouw gegevens gebeurt, waarom ik ze nodig heb en hoe ik ermee omga.

Ik verzamel niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor mijn dienstverlening en ga terughoudend om met gevoelige informatie.

Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Praktijk SAOR is een handelsnaam onder de eenmanszaak Bibelaz en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Voor vragen over privacy of over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact opnemen via psychosociaaltherapeut@gmail.com .

Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Welke persoonsgegevens ik verwerk, hangt af van de manier waarop je contact hebt met Praktijk SAOR en van de dienstverlening die je gebruikt.

Wanneer je de website bezoekt

Wanneer je www.praktijksaor.nl bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het functioneren, beveiligen en verbeteren van de website.

• IP-adres;
• type apparaat;
• browsergegevens;
• datum en tijdstip van het bezoek;
• bezochte pagina's;
• technische loggegevens;
• cookiegegevens.

De website van Praktijk SAOR draait op Shopify.

Wanneer je contact opneemt

Wanneer je via het contactformulier, per e-mail of op een andere manier contact opneemt, kan ik onder andere verwerken:

• je naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer wanneer je dit zelf verstrekt;
• de inhoud van je bericht;
• andere informatie die je zelf met mij deelt.

Voor een eerste contact heb ik geen uitgebreid persoonlijk, medisch of psychologisch dossier nodig. Wanneer aanvullende informatie nodig is, bespreken we op een passend moment hoe die informatie veilig kan worden gedeeld.

Wanneer je cliënt wordt

Wanneer je gebruikmaakt van coaching, begeleiding of andere dienstverlening van Praktijk SAOR, kunnen daarnaast gegevens worden verwerkt die nodig zijn voor het aangaan en uitvoeren van het traject.

• naam en contactgegevens;
• adresgegevens wanneer deze noodzakelijk zijn;
• afspraken en correspondentie;
• intakegegevens;
• hulpvraag en doelen;
• informatie die noodzakelijk is om de begeleiding af te stemmen;
• relevante aantekeningen over het verloop van het traject;
• factuur- en betalingsgegevens.

Ik leg niet automatisch alles vast wat tijdens gesprekken wordt besproken. Alleen informatie die redelijkerwijs nodig is voor een zorgvuldige uitvoering van de begeleiding of administratie wordt vastgelegd.

Bijzondere persoonsgegevens

Tijdens een coaching- of begeleidingstraject kan informatie ter sprake komen over bijvoorbeeld:

• lichamelijke of psychische gezondheid;
• medicatie;
• persoonlijke relaties;
• gezinssituatie;
• seksualiteit;
• religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen;
• andere zeer persoonlijke omstandigheden.

Een deel daarvan kan volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) worden aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens.

Voor dergelijke gegevens gelden strengere regels. Praktijk SAOR verwerkt bijzondere persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening én wanneer daarvoor een geldige wettelijke grond bestaat.

Wanneer voor een specifieke verwerking uitdrukkelijke toestemming noodzakelijk is, zal daarvoor afzonderlijk toestemming worden gevraagd.

Je hoeft nooit méér persoonlijke informatie te verstrekken dan noodzakelijk is voor je hulpvraag of traject.

Waarom verwerk ik persoonsgegevens?

Contact en kennismaking

Wanneer je contact opneemt, kunnen je gegevens worden gebruikt om:

• je vraag te beantwoorden;
• contact met je op te nemen;
• informatie over Praktijk SAOR te geven;
• te beoordelen of mijn dienstverlening aansluit bij je vraag;
• een kennismakingsgesprek of afspraak in te plannen.

Coaching en begeleiding

Wanneer je cliënt wordt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om:

• afspraken te plannen;
• het traject uit te voeren;
• begeleiding af te stemmen op je hulpvraag en doelen;
• de voortgang van het traject te kunnen volgen;
• contact over het traject te onderhouden;
• de dienstverlening zorgvuldig uit te voeren.

Administratie

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor:

• facturatie;
• betalingsadministratie;
• boekhouding;
• fiscale verplichtingen;
• overige wettelijke administratieve verplichtingen.

Website en beveiliging

Technische gegevens kunnen worden verwerkt om:

• de website goed te laten functioneren;
• storingen te onderzoeken;
• misbruik en fraude tegen te gaan;
• systemen te beveiligen;
• de werking van de website te verbeteren.

Op welke grondslagen verwerk ik persoonsgegevens?

Volgens de AVG mag ik persoonsgegevens alleen verwerken wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Ik verzamel niet meer dan nodig is

Een belangrijk uitgangspunt binnen Praktijk SAOR is gegevensminimalisatie.

Dat betekent dat ik alleen gegevens vraag of bewaar wanneer daar een goede reden voor bestaat.

Ook tijdens een traject wordt niet automatisch ieder detail uit gesprekken opgenomen in een dossier.

Hoe lang bewaar ik persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt.

Waar worden gegevens bewaard?

Ik probeer persoonsgegevens zoveel mogelijk op vaste en daarvoor bedoelde plaatsen te bewaren en voorkom waar mogelijk dat cliëntinformatie onnodig verspreid raakt over verschillende systemen.

Toegang tot cliëntgegevens wordt beperkt tot wat noodzakelijk is voor de dienstverlening.

Voor de technische verwerking van persoonsgegevens kan Praktijk SAOR gebruikmaken van externe dienstverleners.

Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

Praktijk SAOR verkoopt of verhuurt jouw persoonsgegevens niet.

Gegevens worden alleen met andere organisaties gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor de dienstverlening, bedrijfsvoering of vanwege een wettelijke verplichting.

Shopify

De website van Praktijk SAOR wordt aangeboden via Shopify.

Shopify verwerkt gegevens die noodzakelijk zijn voor het aanbieden, functioneren en beveiligen van de website. Afhankelijk van de gebruikte Shopify-functies kan Shopify persoonsgegevens namens Praktijk SAOR verwerken of bepaalde persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerken.

Google / Gmail

Voor e-mailcommunicatie maakt Praktijk SAOR momenteel gebruik van Gmail, onderdeel van Google.

Wanneer je per e-mail contact opneemt met Praktijk SAOR, worden je e-mailadres en de inhoud van de correspondentie daardoor technisch verwerkt binnen de diensten van Google.

Daarom vraag ik je ook om via een eerste e-mail geen uitgebreide medische of andere zeer gevoelige informatie te versturen wanneer dat niet nodig is.

Overige dienstverleners

In de toekomst kan Praktijk SAOR bijvoorbeeld gebruikmaken van diensten voor:

• afsprakenplanning;
• boekhouding;
• facturatie;
• beveiligde dossieropslag;
• videobellen;
• online formulieren;
• nieuwsbrieven.

Voordat dergelijke diensten worden gebruikt voor persoonsgegevens van cliënten, wordt beoordeeld welke gegevens de aanbieder verwerkt en welke privacyafspraken noodzakelijk zijn.

Wanneer een externe partij in opdracht van Praktijk SAOR persoonsgegevens verwerkt, wordt waar noodzakelijk een verwerkersovereenkomst of andere passende privacyovereenkomst gesloten.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technologiebedrijven waarvan Praktijk SAOR gebruikmaakt, waaronder Shopify en Google, zijn internationaal actief.

Daardoor kunnen persoonsgegevens in bepaalde situaties buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, moet daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaan en moeten waar noodzakelijk passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de AVG.

Cookies

Praktijk SAOR kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Sommige cookies zijn noodzakelijk voor:

• het functioneren van de website;
• beveiliging;
• het onthouden van noodzakelijke technische instellingen.

Voor niet-noodzakelijke cookies wordt, wanneer dit wettelijk verplicht is, vooraf toestemming gevraagd.

Dat kan bijvoorbeeld gelden voor bepaalde:

• analytische cookies;
• marketingcookies;
• trackingtechnieken.

Via de cookiebanner kun je jouw voorkeuren instellen en waar mogelijk later aanpassen.

Meer informatie hierover staat of komt te staan in het cookiebeleid van Praktijk SAOR.

Beveiliging van persoonsgegevens

Praktijk SAOR neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Daarbij kan onder andere worden gedacht aan:

• sterke wachtwoorden;
• beveiligde accounts;
• waar mogelijk tweestapsverificatie;
• beperkte toegang tot cliëntgegevens;
• beveiligde apparaten;
• actuele software;
• het voorkomen van onnodige kopieën van cliëntgegevens;
• zorgvuldige omgang met e-mail en documenten.

De beveiligingsmaatregelen worden aangepast wanneer de dienstverlening of gebruikte systemen veranderen.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen.

Datalekken en beveiligingsincidenten

Ondanks beveiligingsmaatregelen kan zich een beveiligingsincident voordoen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• verlies of diefstal van een apparaat;
• onbevoegde toegang tot een account;
• persoonsgegevens die per ongeluk naar de verkeerde persoon worden gestuurd;
• verlies of openbaar worden van cliëntinformatie.

Wanneer zich een mogelijk datalek voordoet, beoordeel ik:

• welke persoonsgegevens betrokken zijn;
• om hoeveel personen het gaat;
• welke mogelijke gevolgen het incident heeft;
• welke maatregelen direct genomen kunnen worden;
• of het incident moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• of betrokken personen moeten worden geïnformeerd.

Datalekken en relevante beveiligingsincidenten worden waar noodzakelijk intern geregistreerd.

Jouw privacyrechten

Je hebt volgens de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Deze rechten zijn niet absoluut. Soms kan Praktijk SAOR wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te blijven bewaren of kan een andere wettelijke uitzondering van toepassing zijn.

Geen geautomatiseerde beslissingen

Praktijk SAOR neemt geen beslissingen over cliënten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en die juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor hen hebben.

Persoonsgegevens van anderen

Tijdens gesprekken kan het voorkomen dat je informatie deelt over bijvoorbeeld:

• je partner;
• gezinsleden;
• familie;
• collega's;
• andere betrokken personen.

Ook informatie over andere mensen kan een persoonsgegeven zijn.

Ik vraag je daarom om terughoudend te zijn met het verstrekken van persoonsgegevens van derden en alleen informatie te delen die voor jouw eigen hulpvraag relevant is.

Ook in mijn eigen verslaglegging probeer ik persoonsgegevens van derden zoveel mogelijk te beperken.

Minderjarigen

De dienstverlening van Praktijk SAOR is vooralsnog in beginsel gericht op volwassenen, tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen.

Wanneer Praktijk SAOR in de toekomst structureel dienstverlening aan minderjarigen aanbiedt, zal worden beoordeeld welke aanvullende eisen gelden voor toestemming, privacy en gegevensverwerking.

Klachten over privacy

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop Praktijk SAOR met jouw persoonsgegevens omgaat?

Neem dan eerst contact met mij op via psychosociaaltherapeut@gmail.com .

Ik probeer een privacyvraag of klacht graag rechtstreeks met je op te lossen.

Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy en gegevensbescherming.

Wijzigingen

De dienstverlening van Praktijk SAOR is in ontwikkeling.

Daardoor kunnen bijvoorbeeld de gebruikte software, communicatiemiddelen of administratieve systemen veranderen.

Deze privacyverklaring wordt aangepast wanneer:

• andere persoonsgegevens worden verwerkt;
• nieuwe systemen of leveranciers worden gebruikt;
• de dienstverlening verandert;
• wet- of regelgeving daarom vraagt.

Op www.praktijksaor.nl staat steeds de meest actuele versie.

Praktijk SAOR

Zorgvuldig met wat jij deelt.

Handelsnaam onder Bibelaz
Zoetermeer
KvK 63527480

Laatst bijgewerkt: 21 september 2026